Hoe haal je alles uit de renovatie, nieuwbouw of verbouwing van
je zorgomgeving?

Wanneer je aan de slag gaat met de renovatie, nieuwbouw of verbouw van een ziekenhuis of zorginstelling, is het van groot belang dat je begrijpt welke kansen er zijn en waar je potentie laat liggen. De meeste organisaties die aan een dergelijk traject beginnen, weten echter niet hoe de inrichting van de vernieuwde ruimtes kan leiden tot betere zorgprocessen, verlaging van de kosten, verbetering van de werkdruk of een betere ‘patient journey’. Dus: hoe ga je aan de slag? Waar begin je? En hoe haal je alles uit de renovatie, nieuwbouw of verbouwing van je zorgomgeving?

Daar goed over nadenken, begint al ruim voor de bouw. Nieuwbouw of grootschalige verbouwingen van een ziekenhuis of zorginstelling gaan altijd gepaard met verandering van gebruik en aanpassing van processen aan de nieuwste inzichten en behoeften. Grip op de verandering die een bouwproject voor de organisatie meebrengt met behulp van een programma, draagt bij aan het succes voor een veilige en geslaagde overgang naar de nieuwbouw. Een gedegen voorbereiding, goede kennis van zaken en een ervaren partij die daar goed in thuis is, biedt houvast. TallKing Results is die partij. 

De sleutel tot succes bij de inrichting en ingebruikname na renovatie, verbouwing of nieuwbouw is: tijdig en zorgvuldig starten! Voldoende aandacht hiervoor – al in de ontwerpfase – is cruciaal voor een succesvol verloop. Denk aan de inrichting en uitrusting van de ruimtes en het bepalen van beschikbare budgetten. Aandacht voor de veranderkundige kant is minstens zo belangrijk; processen, organisatie en mensen. Dit vergt een goed geoliede programmastructuur met heldere communicatielijnen en een heldere besluitvormingsstructuur, investeren in een goede samenwerking tussen de lijn- en projectorganisatie en een goede vertegenwoordiging van de toekomstige gebruikers.

Nieuwbouw- of renovatieprojecten kennen grote risico’s en het draait om één of meerdere, vaak complexe doelstellingen. Deze bestaan uit allerlei (deel)projecten die samen leiden tot het behalen van de centrale doelstelling: het operationeel en restpuntvrij opleveren van de vernieuwde zorgomgeving. Projectmanagement is dan essentieel. Van planvorming tot contractering, van inhuizing tot ingebruikname. Het programma Inrichting en Ingebruikname (I&I) van TallKing Results biedt goed projectmanagement met handvatten om processen te stroomlijnen, de efficiency te verhogen en kosten te reduceren. 

TallKing Results verbetert haar kennis op continue basis en daaruit is het programma Inrichting en Ingebruikname ontstaan. “Hiermee helpen wij organisaties bij het verbeteren van de vernieuwde zorgomgeving, zodat deze voldoet aan de verwachting van gebruikers en bezoekers, met een positieve klantbeleving als resultaat.”

De integrale aanpak voor een soepele inrichting en ingebruikname is onder andere succesvol verlopen in het Radboudumc in ­Nijmegen en bij het Prinses Maxima ­Centrum in Utrecht. Momenteel werkt TallKing ­Results aan het Tergooi MC in Hilversum. Tijdens de inrichting en ingebruikname van het ­Radboudumc bleek de nieuwbouw drie maanden opleveringsvertraging te kennen. Door deelprojecten parallel aan elkaar op te leveren, heeft TallKing Results dit weten terug te brengen naar één maand. 

Fasen van het programma Inrichting en Ingebruikname (I&I)

• Plan/ontwerpfase: verwachte investeringen in de nieuwe medische inrichting bepalen, inclusief voldoende middelen voor onvoorziene zaken. De financiële begroting voor het inrichtingsprogramma en de verhuisactiviteiten worden naar een werkbaar niveau gebracht en het I&I programma start.

• Bouwfase: de (ver)bouw van het complex vindt plaats. Aansturing en activiteiten van het I&I programma richten zich op de levering tijdens de bouwfase en de voorbereiding plus inkoop van de inventaris.

• Inhuisfase (inrichting en ingebruikname): de nieuwbouw gebruiksklaar maken en inrichten. Het faciliteren van training en instructie begint. In deze fase is er controle op de werking van alle processen en materialen.

• Verhuisfase: volgens een gedetailleerd verhuisplan worden afdelingen, patiënten en medewerkers met minimale onderbreking van de bedrijfsvoering overgebracht naar de nieuwbouwlocatie. Een dagelijkse centrale regie staat garant voor de veiligheid van de zorg.

• Nazorgfase: monitoring in de eerste paar weken na de verhuizing geeft grip en controle op de maatregelen en interventies die nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering.