Tetris op de OK

In september 2017 werden de plannen voor de vernieuwbouw van het operatiecentrum Ziekenhuis Gelderse Vallei (ZGV) in Ede ondertekend. Een gigantische puzzel in het kloppend hart van het ziekenhuis à la het computer-puzzelspel Tetris.

Het plan omvatte de gefaseerde bouw van tien OK’s (waarvan één hybride OK), een holding/recovery en ondersteunende faciliteiten op de locatie van het in bedrijf zijnde operatiecentrum, terwijl de bedrijfsvoering van het operatiecentrum zonder interimvoorziening veilig doorgang moest blijven vinden. 

“De oplevering vond plaats op 16 september 2022. Zonder overdrijven kun je zeggen dat dit een megaprestatie is, want tussentijds hadden we ook nog te maken met twee jaren corona”, zegt Paul Keusters, manager Facilitair Bedrijf en Vastgoed bij ZGV. Samen met bouwprojectmanager Theo Spoelstra en Janet Rekker, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van het OK-complex, kijkt hij terug op deze megaklus.

“Aan de start van de werkzaamheden is een zorgvuldige voorbereiding voorafgegaan”, vertelt Keusters. “Tien nieuwe OK’s bouwen op de plek van de oude OK’s was een uitdaging, omdat de OK’s tijdens de bouw gewoon in bedrijf moesten blijven. We begonnen eind 2017 met het bouwen van twee nieuwe OK’s op de plek van de ondersteunende faciliteiten. Toen deze klaar waren, konden we langzaamaan opschuiven. Op een gegeven moment werkten we aan de ene kant van de gang in de nieuwe OK’s, terwijl aan de andere kant de bouwwerkzaamheden gaande waren voor de nieuwe OK’s.”

Veiligheid stond daarbij voorop, zo benadrukt Spoelstra: “Er zijn tal van beheersmaatregelen getroffen, zoals continue drukmonitoring en deeltjesmetingen. Ook zijn er uitgebreide werkplannen toegepast om zo de veiligheid op het in bedrijf zijnde gedeelte van het operatiecentrum te blijven borgen.” Het project werd afgerond met de bouw van de ondersteunende ruimtes. “Nu hebben we een volledig nieuw operatiecentrum die aansluit bij de wensen van deze tijd en volledig voldoet aan de laatste wet- en regelgeving. Boven het operatiecentrum bevinden zich de technische ruimten, waarbij het mogelijk is om installaties per OK af te schakelen. Voordeel daarvan is dat je met minimale impact op de OK-bedrijfsvoering onderhoud kunt plegen.”

Zoals altijd bij dit soort megaprojecten is een goede voorbereiding het halve werk. De wensen van de gebruikers van het operatiecentrum werden geïnventariseerd en nadat Wiegerinck Architecten Arnhem de tekeningen had aangeleverd, werd alles in een Virtual Reality-programma gezet. Nu is zo’n VR-programma gemeengoed, maar vijf jaar geleden was Ziekenhuis Gelderse Vallei één van de eersten die hier gebruik van maakte. Bij de VR-presentatie bleek de architect goed werk te hebben geleverd, want gedurende de uitvoering zijn er nauwelijks wijzigingen doorgevoerd. De VR zorgde voor de laatste puntjes op de i. Volgens Rekker werd opeens alles duidelijk: “Door de VR-bril kwam er een stuk ruimtelijk inzicht. Op kleine punten konden we toen nog correcties aanbrengen. Zo werd bijvoorbeeld de wasruimte voor het personeel wat efficiënter ingericht. De VR-presentatie, waarbij al onze medewerkers met een VR-bril door de ruimtes konden lopen, zorgde ook voor draagvlak en minder faalkosten.“     ❯

BAM Bouw & Techniek werd geselecteerd om de uitvoering te realiseren. Spoelstra: “Communicatie is cruciaal. Door duidelijk te zeggen wat je doet en vervolgens te doen wat je zegt, ontstaat wederzijds begrip en neem je 80 procent van de overlast weg. Sommige bouwactiviteiten vonden plaats in de avonduren of in het weekend. Soms had dat te maken met lawaai of trilling, soms met het afsluiten van bijvoorbeeld elektriciteit of luchtbehandeling. Er was wekelijks overleg tussen de betrokken partijen, maar ook met de omliggende afdelingen, zoals de Intensive Care. Door intensieve afstemming kun je veel ruis en risico’s wegnemen.”

Het drietal kijkt met een goed gevoel terug op het totale project. Spoelstra: “Voor het zoeken van de goede bouwpartner hebben we uitgebreid tijd genomen. Bouwen, terwijl je als OK-complex volop in bedrijf wilt blijven, is geen vanzelfsprekendheid. Een partij zonder deze specifieke ervaring krijgt dat niet voor elkaar. We kunnen niet ontkennen dat er wel eens wat spanning met de aannemer is geweest, maar wanneer je werkt op het scherpst van de snede is dat niet verwonderlijk. We hebben elkaar altijd weer goed weten te vinden.” Rekker wijst daarbij nog op de coronaperikelen. “We kregen tussentijds ook nog eens te maken met corona, met als gevolg dat de bouw drie maanden stil kwam te liggen en we ook nog eens te maken hadden met ziekte aan zowel de kant van het ziekenhuis alsook aan de kant van de bouwer. Dan kun je alleen verder door heel goed met elkaar in gesprek te blijven en soms zelfs letterlijk met een taart de bouwkeet binnen te stappen”, aldus Rekker, die niet voor niets door Keusters en Spoelstra de ‘linking pin’ in het totale proces wordt genoemd. 

Terugkijkend is het drietal tevreden en weet het door de opgedane ervaring ook wat belangrijk en cruciaal is. Keusters vat het samen: “Goede voorbereiding, goede communicatie en bouwende partijen met kennis van zaken. Ga in zee met partijen die weten waar ze over praten. Selecteer de bouwende partijen op Past Performance. Hebben zij soortgelijke opdrachten in het verleden uitgevoerd? Je moet met partijen om tafel die weten waar ze het over hebben.” 

Het nieuwe OK-complex is een dynamische werkomgeving waar veel professionele disciplines samenkomen, elk met unieke behoeften. “Een project van deze omvang vraagt om een samenwerking met partners die deze behoeften begrijpen”, vertelt Bert Janssen, Key Account Manager bij Getinge. “We zijn er trots op dat de Gelderse Vallei heeft gekozen voor onze totaaloplossing voor tien OK’s waaronder ook een hybride OK.”

“Als totaalleverancier leveren we niet alleen innovatieve apparatuur, maar we zijn ook actief betrokken bij ontwerp, planning en projectimplementatie.” Naast OK-tafels, OK-lampen en pendelsystemen koos het ziekenhuis tevens voor Tegris OK-integratie, één van Getinge’s Digital Health Solutions voor een efficiënte workflow.

Buiten de operatiekamers werden ook de nieuwbouw Recovery, Holding en PACU voorzien van Maquet Moduevo pendels. Later installeerde de firma pendels in de endoscopiekamers en op de MKA-poli. “Voor het ziekenhuis is het praktisch om één partner te hebben voor meerdere afdelingen. Naast de OK, is Getinge bijvoorbeeld ook al jaren leverancier op de centrale sterilisatieafdeling. Wij zijn blij dat we met de nieuwe OK’s ons partnerschap verder uitbreiden.”

“Een OK kan alleen goed functioneren als het hele OK-centrum klopt”, zegt Janet Vissinga van OKCN. De plannen voor Ziekenhuis Gelderse Vallei zijn gevormd na een grondige analyse van het voormalige OK-centrum en de specifieke T-vormige gebouwstructuur. “Door goed te kijken naar de patiëntenlogistiek, goederenlogistiek, medewerkerslogistiek, apparatuur en aansluiting op de positie van de nieuw te realiseren OK’s, konden we vaststellen welke uitgangspunten we moesten hanteren om te komen tot een werkbare hygiënische zonering.”

“Binnen de kaders die gesteld waren, hebben we onze ideeën uitgebreid besproken en tot in de puntjes uitgediept met de OK-medewerkers, medische staf en domeinverantwoordelijken. De ontwerpuitgangspunten hebben we helder weten te vertalen naar de architecten en installatieadviseurs, waarmee we een intensief ontwerpproces hebben doorlopen. De realisatiefase was een ingewikkelde opgave met de OK’s vol in bedrijf, maar is uiteindelijk met maximale flexibiliteit van de gebruiker tot een goed einde gekomen.”

Vissinga benadrukt het belang van betrokkenheid in een vroeg stadium; ze noemt het ook wel moment -1. “Dat betekent dat een ziekenhuis een highcare afdeling wil gaan (ver)bouwen, maar nog geen beeld heeft van de primaire processen in relatie tot de noodzakelijke ruimtebehoefte en zonering. In dat stadium kun je naar een optimale situatie werken waarbij onnodige ontwerp-/faalkosten voorkomen kunnen worden. Wat we vaak zien, is dat afdelingen zijn verzand in hun huidige werkwijze en onvoldoende scherp hebben hoe je vierkante meters efficiënter kunt benutten door je werkprocessen slimmer te organiseren. Binnen Ziekenhuis Gelderse Vallei hebben we een prachtig OK-centrum met ‘high turnover’ OK’s, generieke OK’s en een schitterende Hybride OK kunnen realiseren, waarbij de beschikbare vierkante meters optimaal zijn benut.”

“En ja”, herhaalt Vissinga, “primaire zorgprocessen vertalen naar ontwerpuitgangspunten is een vak apart. De methodiek om te komen tot een gedragen toekomstbestendig ontwerp is een uniek proces waarin de zorgverlener een centrale rol speelt en hierbij is draagvlak binnen de organisatie het sleutelwoord.”