Verbetercyclus
03:27
12-07-2019

Van succesvolle verhuizing tot efficiënte verbetercyclus

Op 15 oktober 2018 opende het AZ Sint-Maarten zijn deuren in Mechelen. Ruim acht maanden na de opening is het tijd om terug te blikken op die logistieke operatie. Meer dan 1.500 werknemers en 200 artsen verhuisden toen van de drie oude campussen naar hun nieuwe werkplek aan de Liersesteenweg. Aan het woord zijn directeur kwaliteit & strategie Nico Garmyn en verpleegkundig en paramedisch directeur Patrick Nieulandt.

De verhuizing en de eerste operationele maanden van het AZ Sint-Maarten verliepen vlot. De basis voor dat succes was de inspraak van werknemers en gebruikers vanaf de ontwerpfase van de bouw. Meer dan 45 gespecialiseerde gebruikersgroepen verzamelden hun input voor dat ontwerp. Ook voor de samenstelling van de teams en het uitdenken van alle ondersteunende en logistieke processen gaven de expertgroepen hun inbreng. “Die processen moesten volledig worden herdacht”, verklaart Nico Garmyn. “Simpelweg omdat je de werkwijzen die in de oude campussen gangbaar waren, niet kunt kopiëren in een nieuw gebouw. Verder was een doorgedreven participatie van artsen, verpleegkundigen en de technisch, logistiek en administratief medewerkers de rode draad in het verhuistraject van AZ Sint-Maarten.” 

Verbetercyclus

Drie jaar voorbereiding
De volledige voorbereiding van de verhuizing en opstart van het nieuwe ziekenhuis heeft drie jaar in beslag genomen. Eerst werden de wijzigende processen in kaart gebracht en projectmatig omgevormd naar de nieuwe werkomgeving. Vervolgens werd de nieuwe organisatiestructuur stap voor stap opgebouwd. “Twee jaar voor de inhuizing waren de nieuwe structuur en bijbehorende hoofdverantwoordelijken bekend bij alle medewerkers”, verduidelijkt Patrick Nieulandt. “Net zoals de werkroosters en de beschikbare personeelsbezetting van elk team. Nadien stond   het traject naar de teamsamenstelling centraal: medewerkers gaven hun top 3 van de afdelingen en functies. Belangrijk daarbij is dat onze mensen voor een totaal nieuwe job konden gaan. Zo is een voormalige medewerker van de dienst communicatie nu de hoofdverantwoordelijke van de dienst zorgondersteunende administratie. Vanzelfsprekend kon je er ook voor kiezen om je oude functie te behouden. Ongeveer 85 procent van onze mensen kreeg zijn of haar voorkeursjob. En 93% kreeg een job uit de persoonlijke top 3. Eén jaar voor de verhuis wist elke medewerker waar hij of zij zou gaan werken. Na de teamsamenstelling was het tijd voor het sluitstuk van de inhuizing: de training van de medewerkers. Zo raakten medewerkers vertrouwd met de nieuwe werkomgeving en  teamleden op elkaar ingespeeld voor de start van het nieuwe ziekenhuis.”

Van verhuizing tot evaluatie
“Ook de verhuizing zelf was een huzarenstuk”, vertelt Nico Garmyn. “Natuurlijk gaat zo’n logistieke operatie niet zonder slag of stoot. Toch kunnen we zeggen dat alles bijzonder vlot is verlopen, dankzij een minutieuze voorbereiding in twaalf thematische teams waaronder verhuis patiënt, materiaal, installatie medisch-technische toestellen, opstart ICT, …. Eén van de succesfactoren tijdens de verhuisweek was een coördinatiecel met vier helpdeskmedewerkers bij wie alle personeelsleden terechtkonden om problemen of knelpunten te melden. Daarnaast stonden vier interventieteams paraat voor de ondersteuning op het vlak van ICT, logistiek, materiaal en zorg. Met die teams konden we zeer snel reageren op onvoorziene problemen, die altijd opduiken bij zo’n grote logistieke operatie. Na de verhuisweek stond een kerngroep in om alle openstaande issues te behandelen. Vanaf maart onderzoeken we structureel waar we nog moeten bijsturen op interne processen en organisatie.”

Verbetercyclus

Bestaande campussen zijn samengevoegd op één nieuwbouwlocatie.

Dat onderzoek verloopt via verschillende sporen. Patrick Nieulandt: “We doen bijvoorbeeld een rondgang op de 75 afdelingen. De medewerkers bereiden zich voor met een vragenlijst als leidraad en op basis daarvan houden we een open babbel met het hele team. We vragen hoe de opstartfase in hun ogen is verlopen en proberen te achterhalen wat de prioritaire werkpunten zijn. Vanzelfsprekend is het de verantwoordelijkheid van de teams zelf om de eigen werkpunten af te handelen. Maar vaak zijn er zaken die het best op ziekenhuisniveau worden aangepakt. Een tweede onderzoeksspoor bestaat uit de evaluatie van de zorgondersteunende facilitaire en logistieke processen. Denk aan patiëntenvervoer, schoonmaak, toelevering van materiaal of de distributie van medicatie. We vroegen aan de medewerkers om die processen te beoordelen. Bijvoorbeeld de afvalverwerking op een afdeling: geef je die een 1 op 10 of een 10 op 10? Als iemand een lage score geeft, achterhalen we wat daarvan de oorzaak is. Met die bevindingen gaan we dan onmiddellijk en gericht aan de slag.”

Digitalisering leidt tot inzicht
Nico Garmyn: “Veel processen in het AZ Sint-Maarten zijn gedigitaliseerd, dus hebben we een schat aan data om verbeterpunten op te sporen. Neem bijvoorbeeld het patiëntenvervoer in het ziekenhuis: we weten wanneer de oproep gebeurt, wanneer de patiënt naar het onderzoek vertrekt, wanneer de oproep gebeurt om de patiënt weer op te halen en hoe lang de patiënt moet wachten. We boekten ondertussen een sterke verbetering in de vertrektijden naar de onderzoeksafdelingen. Tegelijk merken we een verbeterpotentieel in de wachttijd van de onderzoeksafdeling naar de verblijfsafdeling.” Patrick Nieulandt: “Met onderzoek en data-analyse merk je snel de quick wins op. Verbeterpunten waarvoor bij wijze van spreken maar één telefoontje naar de technische dienst nodig is. Zulke ingrepen bevorderen heel snel de tevredenheid van medewerkers op de betrokken afdelingen. Op andere zaken moet je inzoomen en die verbeteringen vragen dan ook meer tijd.”

Verbetercyclus

Directeur kwaliteit & strategie Nico Garmyn.


Patiëntentevredenheid
“Vanzelfsprekend polsen we hoe de patiënten het nieuwe ziekenhuis ervaren. Ook dat gebeurt vanuit verschillende invalshoeken. In de eerste plaats is er de tevredenheidsenquête die twee keer per jaar wordt uitgevoerd. Een eerste meting vond plaats in november, vlak na de opening. De tweede enquête is ondertussen uitgevoerd en de resultaten zijn eerstdaags bekend. Ook een interessante infobron is de website van het AZ Sint-Maarten waar patiënten hun beoordeling kunnen geven met een score en bijbehorende commentaren. Die info gaat rechtstreeks naar de betrokken diensten, zodat de nodige actie kan worden uitgevoerd.” Nico Garmyn: “Onze derde bron is de klachtenbemiddeling van het ziekenhuis. Onmiddellijk na de opening was er een opmerkelijke stijging van het aantal klachten. Uit de analyse bleek dat die vooral te maken hadden met de verandering op zich. In de buurt van de oude campussen kon je bijvoorbeeld gratis parkeren. Terwijl er bij het nieuwe ziekenhuis alleen een betaalparking is. Uit zulke klachten leren we natuurlijk dat ook onze communicatie heel belangrijk is.”  

Verbetercyclus

Tekst: Tom Goossens
Beeld: Marc Soubron
FEITEN EN CIJFERS

Hoe een comfortabel gebouw het genezingsproces ondersteunt

“Wij toverden de naakte ruwbouw om tot een functioneel en hypermodern ziekenhuis”, zegt Nadia Jansen (CEO Jansen the Building Company). “Een gebouw dat warm en gezellig is en waar de zorg voor mensen centraal staat. Het idee hierachter: als mensen in een comfortabele omgeving vertoeven, dan  ondersteunt dat het genezingsproces. Een dergelijk megaproject afwerken is een huzarenstuk. Wij waren verantwoordelijk voor alles wat je in het gebouw ziet. Dat gaat van plafonds, vloeren, verplaatsbare wanden en meubilair tot details als handgrepen.”

Verbetercyclus

“Kleur van plafond aanpassen aan geslacht van baby”
In de materniteitskamers integreerde Jansen het KAY-klimaatplafond. “Dit systeem garandeert een optimaal binnenklimaat, een perfecte akoestiek en een laag energieverbruik. Geloof me, op dat moment is dat geen overbodige luxe”, glimlacht ervaringsdeskundige Nadia. “En er zijn nog wat leuke extra’s. Zo kun je als kersverse moeder de kleur van het plafond aanpassen aan je gemoedstoestand of het geslacht van de baby.”

Mijlpaal in BIM-geschiedenis
Jansen the Building Company werkte hier binnen een THV (tijdelijke vereniging) met aannemer MBG. Samen met architectenbureau VK A&E zijn ze koplopers in de bouwsector: het trio paste dan ook de veelbesproken BIM-werkmethode toe binnen dit grootschalige project.

Verbetercyclus

Kleurgebruik speelt een functionele rol in het interieurontwerp.


Grote ambities op operationeel, architecturaal en energetisch vlak

De ziekenhuisdirectie van het AZ Sint-Maarten koesterde niet alleen grote ambities op operationeel en architecturaal vlak, maar ook op energetisch vlak. Enkele bijzondere, gesofisticeerde technieken zijn: geothermie door middel van een BEO-veld met koppeling aan een warmtepomp, WKK-installaties en warmtewielen in de luchtgroepen. De bouwheer doet er alles aan om dat intrinsieke potentieel volledig te benutten. Bovendien werd het centrale gebouwbeheersysteem zo opgebouwd dat eventuele aanpassingen, uitbreidingen of vernieuwingen eenvoudig op te vangen zijn in de toekomst. Tot slot werd ook een regenwatertank van 600 m³ geplaatst, met het oog op ecologische toiletspoeling. Er werd bovendien een geavanceerd glasvezelbekabelingsnetwerk voorzien, zodat men zich in de toekomst meer kan beroepen op data, informatica en gegevensuitwisseling.

Ingenium was een echte voorloper in Vlaanderen door het toepassen van de BIM-methodiek bij het ontwerp van dit ziekenhuis. De virtuele representatie van het gebouw en de technieken lieten toe om moeilijke coördinatievraagstukken in de ontwerpfase op een effectieve wijze op te lossen en zo faalkosten op de werf te vermijden. Een decennium later is het geloof in de meerwaarde van BIM alleen maar toegenomen!

Verbetercyclus


‘Wij geven vorm aan de zorgsector van morgen’

Voor het project AZ Sint-Maarten verzorgde Sweco de studie, het ontwerp en de uitvoering van de stabiliteit, de buiteninfrastructuur en het architectuurontwerp, evenals de studie van het parkeergebouw. 

“Verder boden we ondersteuning bij het uitwerken van het technisch financieel plan, de subsidiëring (VIPA), de bouwbegeleiding, …. Vanaf de ontwerpfase werkten we in een gecoördineerde BIM-omgeving. Bij BIM wordt de essentiële informatie van een bouwproject weggeschreven in een centrale database, die aangestuurd en beheerd wordt via 3D-modellen”, vertelt Wim Van Nuffel, Director Division Buildings bij Sweco Belgium. 

Verbetercyclus

”We werkten in een bouwteam-formule samen met andere ontwerpers via dit BIM-platform. De sleutelfiguren (bouwheer, architect, ingenieurs) waren vanaf de start in het projectconcept betrokken. Alle partijen werkten tijdens het bouwproces met dezelfde actuele info en waren van elkaars beslissingen op de hoogte. Dit zorgde voor een aanzienlijke daling van de faalkost tijdens de uitvoering, liet een goede budgetopvolging en -bewaking toe en stelde ons in staat om veel efficiënter de werf op te volgen.”


AZ-Sint Maarten: strakke bouwplanning gehaald dankzij prefab sandwichpanelen

Niet alleen de verhuizing naar het AZ Sint-Maarten verliep bijzonder vlot. Ook de bouwwerkzaamheden verliepen perfect zoals gepland. Dat succes kwam door te switchen van op de bouwplaats gestort beton naar prefab sandwichelementen met een esthetische afwerkingslaag. De firma Loveld leverde dat architectonische beton.

De architecten en ingenieurs van het AZ Sint Maarten kozen in eerste instantie voor klassiek gestort, grijs beton om daar vervolgens een gevelpaneel tegen te plaatsen. Al snel werd duidelijk dat de vooropgestelde timing nooit zou worden gehaald met die bouwtechniek. Dus werd een oplossing gezocht en gevonden bij Loveld. Salesmanager Vincent Termote legt uit: “Voor AZ Sint-Maarten produceerden we 3.500 prefab sandwichelementen in onze fabriek. Die bestaan uit 3 lagen: een binnenblad, isolatie en een afgewerkt buitenblad. Bovendien hebben ze een vloerdragende functie.”

Efficiënte esthetiek
“Prefab heeft verschillende voordelen”, gaat Vincent verder. “Je loopt geen vertragingen op door slecht weer of onvoorziene omstandigheden op de bouwplaats. De foutenmarge en faalkosten dalen drastisch door de gecontroleerde productie. En je krijgt een superieur esthetisch resultaat.”

Dat architectonische aspect komt er door natuursteengranulaten en natuursteenzand toe te voegen aan het beton. Bovendien zijn verschillende afwerkingsmogelijkheden voor de prefab betonelementen toegepast. “AZ-Sint Maarten koos voor een gestraalde afwerking met hydrofoberende nabehandeling”, besluit Vincent. “Dit geeft een dieper reliëf en zorgt ervoor dat de gevel gemakkelijk gereinigd kan worden. Zo blijft het gebouw er mooi uitzien.”


Sanitair en regenwaterrecuperatie op basis van BIM-methodiek

Meer dan 80 kilometer leidingen, duizend wc’s, achthonderd wastafels, enzovoort: zelfs voor een specialist als Vliegen nv was AZ Sint-Maarten allesbehalve een alledaags project. De Limburgse firma stond in voor de volledige sanitaire installatie (aanvoeren, afvoeren, brandleiding, …), de plaatsing van de sanitaire toestellen (wc’s, wastafels, …) en het regenwaterrecuperatiesysteem.

Verbetercyclus

“De omvang van het ziekenhuis maakte deze opdracht uiteraard zeer bijzonder”, vertelt zaakvoerder Raf Vliegen. “Een bijkomende uitdaging was het BIM-verhaal, waar ook wij vol op hebben ingezet. Het was een harde leerschool, maar we zijn erg blij dat we mee op de kar gesprongen zijn. We zijn nog altijd één van de weinige bedrijven in onze sector die BIM tot in de puntjes beheerst, dus dat biedt ons een enorm voordeel. Wat ik zeker ook nog wil meegeven, is dat AZ Sint-Maarten een uitstekend gestructureerde werf was. Ik doe m’n petje af voor de bouwheer en alle betrokken bouwpartners, want gezien de complexiteit van het project was het zeker geen evidentie om zo’n aangename samenwerking tot stand te brengen. Chapeau!” 


Bedden, matrassen en los meubilair met een focus op patiëntveiligheid en comfort

Het hypermoderne AZ Sint-Maarten tilt de medische zorg naar een hoger niveau, mede dankzij de innovatieve bedden, kwalitatieve matrassen en ander comfortabel los meubilair van Distrac Group. 

“We hebben al heel wat ziekenhuisbedden van de Duitse fabrikant Stiegelmeyer geïnstalleerd. Naast 411 EVARIO-ziekenhuisbedden, vijftien DEKA-bedden voor het dagziekenhuis, vijftien JUNIOR-bedden en 52 IDARO-bedden voor de kinderafdelingen hebben we 178 mobiele PLETO-bedtafeltjes, 638 VITANO-nachtkastjes, achttien zetelbedden en 462 drukverdelende TEMPUR-matrassen geleverd”, vertelt Kris Struyf, CEO van Distrac Group. 

Verbetercyclus

De bediening van de bedden is geïntegreerd in de zijhekken.

“Dé blikvanger in dit aanbod is het gloednieuwe EVARIO-bed. AZ Sint-Maarten is een pionier en heeft dit innovatieve ziekenhuisbed als eerste organisatie in België getest, goedgekeurd en aangekocht. EVARIO is een intelligent en modulair systeem. Dankzij de vele functionele opties en verschillende ontwerpen is het bed geschikt voor vele ziekenhuisafdelingen. Daarbij is maximale aandacht besteed aan (patiënt)veiligheid en comfort. 

De bediening van het bed is intuïtief en kan op verschillende niveaus gebeuren. De geïntegreerde bediening in de zijhekken biedt verstelopties voor de patiënt en verpleegkundige, alsook pasklare en voorgeprogrammeerde bedposities. Bovendien is het mogelijk om via software-updates extra functies toe te voegen.”


Het nieuwe AZ Sint-Maarten is voor een groot deel opgebouwd uit prefab beton

Megaton Prefab Systems – onderdeel van de Willy Naessens Group – kreeg van hoofdaannemer ruwbouw MBG de opdracht om tal van structurele prefab elementen te fabriceren.

“In totaal ging het om 120.000 m² kanaalplaatvloeren, 254 trappen, 2.679 m³ voorgespannen betonelementen en 1.363 m³ gewapende elementen”, vertelt directeur Gerard Denayer. “We hebben deze elementen geleverd in de loop van 2015 en 2016, dus we zijn toch een dikke twee jaar zoet geweest met dit project. Voorts stonden we ook in voor de engineering en projectbegeleiding, waarbij we nauw samenwerkten met MBG en studiebureau Sweco (voorheen Grontmij). Megaton Prefab Systems is met andere woorden meer dan een kwalitatieve leverancier met een grote productiecapaciteit. We proberen echt mee te denken met onze klanten en zijn binnen de Willy Naessens Group het commercieel aanspreekpunt in België, Nederland en Luxemburg voor welfsels, draagstructuren, brugdekliggers, industriële wandelementen, trappen en liftschachten. AZ Sint-Maarten is voor ons echt een project om trots op te zijn!”

De werfopvolging werd uitgevoerd door Ingenieursbureau BOTEC. Hun jarenlange ervaring in de ziekenhuiswereld is een toegevoegde waarde in de realisatie. Naast de directe werfcontrole en de controle van technische fiches en  uitvoeringsplannen stonden ze ook in voor werfcommunicatie, opvolging werkvoorbereiding en controle van de opleveringsvoorwaarden. Daarvoor was gekozen voor een volledige digitale opvolging; via tablets worden de opmerkingen ter plaatse genoteerd op de gecoördineerde REVIT 3D-plannen van de aannemer. 

Sint-Maarten is één van de eerste bouwprojecten in België die de 3D-BIM (Building Information Management) filosofie in de praktijk doortrekt naar de uitvoering. En dit met als doel: winst in efficiëntie en performantie in ontwerp, uitvoering en exploitatie.

Bouwen aan de Zorg partners

Amphia Hypermodern ziekenhuisVilla in het groen