Samen met gebruikers ontwerpen

De nieuwbouw werd al in 2016 in gebruik genomen en sinds enkele maanden draaien ook de OK’s in het gerenoveerde deel volop in de bedrijfsvoering mee. Vanaf het prille begin zijn de gebruikers nauw betrokken geweest bij het ontwerp en het bouwproces. Wat betekent dit voor het project en het eindresultaat? 

“In de nieuwbouw zouden oorspronkelijk geen OK’s komen”, vertelt Jori Stevens, manager vastgoed bij MUMC+. “We zouden alleen het verouderde OK-complex renoveren. Echter een combinatie van nieuwbouw op niveau 3 – hetzelfde niveau als in de bestaande bouw – en renovatie van het bestaande complex bleek de beste oplossing. Uiteindelijk hebben we de nieuwbouw en renovatie als één Programma van Eisen samen ontwikkeld, net als het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp.” Het nieuwe complex herbergt 20 OK’s, waarvan 14 identiek uitgevoerd, de holding en recovery, de centrale sterilisatie afdeling (CSA) en het interne distributiecentrum (IDC). Hub Ackermans, hoofd OK bij MUMC+ is blij met de keuze voor identieke OK-ruimtes. “Daar hebben we elke dag profijt van. We hebben geen discussie over wie welke OK mag gebruiken en je kunt als het ware overal blind je weg vinden.”

Vanaf het begin is Ackermans betrokken bij het project. Echter een rol in het projectteam kun je er niet even bij doen. “Daar is toewijding voor nodig en tijd. Bovendien moet je continu bovenop het proces zitten en lastige vragen durven stellen. We hebben daarom unitleider Agnes Derwa volledig vrijgemaakt om ons als gebruikers te vertegenwoordigen binnen het projectteam, in de functie van stafadviseur bouw/verbouw OK. En die rol heeft ze perfect vervuld!” Ook voor de architect, adviseurs en de uitvoerende partijen was Derwa dé verbindende factor tussen hen en de medici. Ackermans: “Want hoe je het ook wendt of keert, de zorg en de bouw spreken allemaal een andere taal. Haar rol is van onschatbare waarde geweest en één van de belangrijkste succesfactoren voor het welslagen van dit project.”

Een andere belangrijke succesfactor is volgens Ackermans een heldere visie over wat je wilt en waarom. “Elke ontwerpteamvergadering heeft Agnes of ik bijgezeten. En telkens heb ik als direct betrokkene mijn visie gedeeld over hoe de OK zou moeten functioneren, hoe hij eruit zou moeten zien of wat er nodig is. Ik hield ook vast aan die visie, om bijvoorbeeld te voorkomen dat de OK te smal zou worden door een te breed luchtkanaal. Bureau Vastgoed & Huisvesting ging samen met de architect en de adviseurs op zoek naar andere oplossingen, en die waren er dan vaak ook. Er was echt sprake van een multidisciplinaire samenwerking, waarin begrip was voor elkaars mening en respect voor elkaars belangen.” Stevens vult aan: “Problemen werden als uitdaging gezien en kan niet bestond niet. Het verwachtingsmanagement was goed georganiseerd. Als iets écht niet kon, dan was het ook prima. Uiteindelijk zijn we telkens weer gezamenlijk tot het beste besluit gekomen. Dat zat ook in de focus: we wisten wat we met z’n allen wilden bereiken en de gebruikerswensen stonden centraal. Het zorgvuldige proces met de gebruikers kostte ogenschijnlijk heel veel tijd, maar dat verdient zich uiteindelijk dubbel en dwars terug in minder nazorg en meer tevreden gebruikers!”

De visie van Ackermans kwam niet zomaar uit de lucht vallen. Jarenlange ervaring bij andere ziekenhuizen en enkele werkbezoeken zorgden voor inspiratie. Uiteindelijk is er in de kelder van het MUMC+ een gewenste OK gesimuleerd met een mock-up. Alle wanden waren verplaatsbaar en ook de pendels konden verschuiven. Zo was het mogelijk om voor elke ingreep de juiste opzet te creëren. Peter Meertens, verantwoordelijk voor de techniek en de voorbereiding van de medische inventaris, begeleidde de bezoeken van de gebruikers aan de mock-up. “Geruime tijd heb ik alle vakdisciplines geholpen om hun ideale werkwijze in deze OK te testen en te verbeteren. Alle procedures, die ze normaliter doorlopen, hebben we besproken en eventueel aangepast. We kwamen al snel tot de ontdekking dat het plenum te klein was. Deze is nog voor het definitieve ontwerp vergroot van 3,25 meter naar 3,5 meter. Achteraf herstellen zou veel duurder zijn geweest of zelfs onmogelijk. Pas toen alles klopte, is de mock-up vertaald naar een definitief ontwerp voor de OK.” Alle materialen van de proef-OK zijn vervolgens hergebruikt om een recovery te modelleren. Pendels, bruggen, bedden, verlichting: alles werd gesimuleerd. “We hebben zelfs een plafond laten maken met belevingsverlichting”, vult hoofd holding en recovery Joëlle Theunissen aan. “Dit hebben we tussentijds live getest in de praktijk. Dus nog voordat de nieuwe holding en recovery werden opgeleverd, wist het personeel al wat ze zouden krijgen.”

“Een andere manier om het eindresultaat vooraf inzichtelijk te maken – en ook een succesfactor – is het volledig uitwerken van tekeningen in 3D”, vertelt Stevens enthousiast. “Inmiddels passen we BIM en virtual reality (VR) toe in alle projecten, maar het project OK-complex was het pilotproject. Van wanden, deuren, ramen, leidingen tot aan bedden en kastjes: alles werd gemodelleerd en via VR konden gebruikers zien hoe bijvoorbeeld de zichtlijnen waren.” Projectmanager Alex Duijzings: “Naast dat de gebruiker weet wat hij krijgt, weet je ook of het past. Alle clashes kun je al voor de bouw eruit halen. Wij noemen dat virtueel opleveren. Zo kom je tijdens de uitvoering niet voor verrassingen te staan, wat bijdraagt aan een rustiger verloop van de bouw en een vermindering van de faalkosten.” Dat deze aanpak werkt, blijkt uit de praktijk. Er zijn er nog geen noodzakelijke ingrepen nodig geweest.

“Het ontwerpen in 3D heeft ook bij ons tot een geheel nieuw ontwerpproces geleid”, vervolgt architect Rafael Calis Sanchez van Architecten aan de Maas. “Vroeger hadden we een kort gesprek met de gebruikers, maakten een schetsje en gingen dan terug naar de tekentafel. Bij MUMC+ hebben we dat anders aangepakt. Wij ontwierpen live in Revit waar de gebruikers bij zaten. Daardoor kregen wij heel direct feedback en konden we ook meteen laten zien waarom iets niet mogelijk was. Bijvoorbeeld omdat er een hoofdschacht loopt. Deze aanpak creëert draagvlak bij de gebruikers en versnelt het ontwerpproces, omdat je minder vaak terug hoeft om wijzigingen te bespreken. Na zo’n ontwerpsessie lag het ontwerp in grote lijnen gewoon vast.” 

Eén van de wensen was om ‘flush’ te ontwerpen, zodat er overal gladde wanden ontstaan. “Monitoren, dispensers en zelfs de kozijnen zijn glad in de wand weggewerkt. Een mooi staaltje vakmanschap van Cleanroom Combination Group, die verantwoordelijk was voor de detaillering en afwerking van de OK.”

Niet alleen de indeling van een OK-ruimte is belangrijk, ook de logistieke component is een belangrijke factor in het goed functioneren van het gehele OK-complex. Daarom zijn er naast de mock-up en de 3D-modellen ook logistieke sessies georganiseerd, waaruit bleek dat ruimte voor de medewerkers en specialisten prioriteit nummer 1 was. Alle OK’s hebben dan ook een minimale grootte van 52 m². Er staat niets op de vloer. Alles is zwevend met pendels, behalve de OK-tafel. Bovendien is alles ‘flush’ in de wanden ingebouwd, voornamelijk vanwege de hygiëne en om maximale ruimte te creëren. Apparatuur en hulpmiddelen worden opgeborgen in lean-bergingen, waar alles met foto-aanduiding op een vaste plek staat. Zelfs de bedden. De gangen zijn daardoor leeg en opgeruimd. En dat stimuleert om het zo te houden!

Een ‘state-of-the-art’ OK-complex vraagt om dito informatiesystemen. Ook hier was het uitgangspunt: ’wat wil de gebruiker?’. Dennis Haagmans, projectmanager MIT bij MUMC+, was al in een vroeg stadium betrokken en dacht mee in de mogelijkheden. “Uitgangspunt was dat de software het proces moest ondersteunen. Zo hebben we een patiëntvolgsysteem geïntroduceerd en een vergaande integratie van systemen doorgevoerd. Het was fijn dat de gebruikers zo goed hadden nagedacht over hun informatiebehoefte. Dat heeft heel erg geholpen in het aanbestedingstraject en geleid tot vooruitstrevende softwarepakketten, waardoor we iets op konden leveren waar de patiënt en het personeel echt iets aan hebben.” Theunissen is blij met het patiëntvolgsysteem. “We kunnen nu een half uur vooruitkijken, waardoor we de piekbelasting op de holding en recovery kunnen reduceren. Dat geeft veel meer rust op de afdeling. Bovendien kunnen we managementdata genereren waarmee we procesverbeteringen kunnen doorvoeren.”

Uiteindelijk was de nieuwbouw en renovatie van het OK-complex veel meer dan het vervangen van een aantal verouderde OK-ruimtes. Het hele proces werd onder de loep genomen. Dit betekende dat alle OK-gerelateerde afdelingen verhuisden naar niveau 3. Daarmee veranderden ook heel veel procedures, net als de werkwijze van mensen. Efficiencyverbeteringen werden doorgevoerd. Kortom er veranderde veel meer dan alleen de fysieke omgeving. Door gebruikers te betrekken bij deze veranderingen, omarmden ze de oplossing. Er is draagvlak, trots en betrokkenheid. Het gevoel ‘we hebben het samen mogelijk gemaakt’ overheerst dan ook. Ackermans: “We hebben nu een toekomstbestendig OK-complex, een voorbeeld binnen de academische wereld, waar het ook nog eens heel plezierig werken is. Studenten willen hier graag hun studie volgen. Ik ben trots dat ons OK-complex nu een inspiratiebron is voor andere ziekenhuizen, ook internationaal.”